🎯Tujuan Manajemen Ketatausahaan Arsip di Puskesmas
- 📑 Menjamin pengelolaan dokumen surat-menyurat dan administrasi secara tertib, efisien, dan sistematis.
- 🔄 Mendukung kelancaran proses kerja administratif di seluruh unit kerja Puskesmas.
- 🕵️♂️ Memudahkan pencarian dan penyajian kembali arsip bila dibutuhkan.
- 🛡️ Menjaga keutuhan, keamanan, dan kerahasiaan informasi dalam dokumen.
- 📋 Memenuhi kewajiban administratif dan hukum terkait pengarsipan surat dan dokumen resmi.
📁Jenis Arsip yang Dikelola
a. Arsip Surat Menyurat ✉️
- Surat masuk dan surat keluar
- Disposisi pimpinan
- Undangan resmi
- Tembusan surat
b. Arsip Administratif 🗂️
- Notulen rapat
- Laporan kegiatan
- Surat keputusan (SK), surat tugas
- Inventaris kantor dan logistik
c. Arsip Kepegawaian 👩⚕️
- SK pengangkatan/pindah
- Daftar hadir
- Data pendidikan dan pelatihan staf
d. Arsip Keuangan 💵
- Kwitansi
- SPJ
- Bukti transfer dan dokumen pertanggungjawaban
🗃️Sistem Penyimpanan Arsip
a. Sistem Manual (Fisik) 📦
- 🔤 Sistem Abjad: berdasarkan nama pengirim/penerima.
- 📆 Sistem Kronologis: berdasarkan tanggal.
- 🔢 Sistem Nomor: kode klasifikasi surat.
- 🗂️ Sistem Subjek/Topik: dikelompokkan berdasarkan jenis urusan.
b. Sistem Digital 💻
- Arsip discan dan disimpan dalam komputer atau server Puskesmas.
- Struktur folder berdasarkan tahun, jenis dokumen, dan unit kerja.
- Penggunaan aplikasi SIMPUS atau aplikasi kearsipan digital.
🔐Keamanan Arsip
a. Keamanan Fisik 🛡️
- Arsip disimpan di ruang arsip dengan sirkulasi udara baik.
- 📦 Menggunakan lemari arsip yang tahan lembab dan terkunci.
- 🚷 Akses terbatas hanya untuk petugas yang berwenang.
b. Keamanan Digital 🧑💻
- Proteksi dengan password dan akses terbatas.
- 🔁 Backup rutin ke hard disk eksternal atau cloud.
- ⚠️ Antivirus dan firewall untuk mencegah malware.
- 📜 Log aktivitas untuk memantau siapa yang mengakses atau mengubah arsip.
